Lors de la candidature officielle à un emploi, il est obligatoire de fournir l’ensemble des documents nécessaires, y compris la carte d’identité professionnelle du travailleur. Il indique quand, où et combien de temps l'employé a travaillé et contient l'expérience professionnelle de toutes les années. Par la suite, l’ancienneté acquise aura une incidence sur la constitution d’une pension. Même si, maintenant que les cahiers d'exercices électroniques se sont généralisés, la situation a quelque peu changé.
Vous pouvez obtenir vous-même le certificat approprié ou l'obtenir auprès du service des ressources humaines de l'entreprise pour laquelle vous envisagez de travailler. Le personnel comptable créera le document approprié si vous ne l'avez pas sous la main ou il vous sera demandé de l'acheter au magasin le plus proche. Après acquisition, il est nécessaire de le transmettre aux comptables du lieu de travail afin d'enregistrer officiellement le cahier de travail pour la première fois.
Enregistrement d'un cahier de travail pour la première fois
Lors de la première conclusion d'un accord de coopération, le cahier de travail est établi par l'employeur direct, conformément à la réglementation. L'employeur doit délivrer l'attestation en présence du salarié dans un délai d'une semaine à compter de son embauche sur le lieu de travail.
Pour que la délivrance d'un identifiant de travail soit conforme aux règles standards, les éléments suivants doivent être mis en œuvre :
- Le prénom et le nom du salarié sont renseignés sur la page de titre ;
- Il est indiqué quel poste sera occupé ;
- Saisissez la date de naissance du subordonné ;
- La page suivante contient des informations sur la commande ;
- Des signatures et des sceaux sont apposés pour confirmer ce qui est écrit.
Lors de la mise en œuvre de ce processus, il est nécessaire de fournir un passeport citoyen et, dans certains cas, une demande.
Où se procurer un cahier de travail pour la première fois
La procédure d'enregistrement pour un nouveau lieu d'affectation est simple. Pour être admis sur un lieu d'activité professionnelle, il suffit de présenter une pièce d'identité de travail, que vous pourrez acheter vous-même en papeterie. Ensuite, les comptables de l'organisation pour laquelle vous postulez rempliront tous les champs obligatoires. Après quoi, l'employé sera officiellement embauché et acquerra une expérience de travail accumulée. En cas de mutation vers un autre poste ou de licenciement, cette information y sera notée.
De plus, l'enregistrement d'un cahier de travail pour la première fois est possible sur le lieu de travail, si l'organisation dispose de ses propres documents officiels. Dans ce cas, une documentation dûment complétée vous sera fournie.
Comment remplir un cahier de travail pour la première fois
Remplir un cahier de travail pour la première fois selon un modèle strictement établi et approuvé par le gouvernement de la Fédération de Russie. Toutes les entrées faites dans le document doivent être conformes aux exigences légales.
L'employeur a l'obligation directe de créer un document pour le salarié lors de son embauche. Dans les cinq jours ouvrables, le certificat doit être délivré conformément à toutes les règles et réglementations établies par la législation russe.
Inscription au cahier de travail pour la première fois lors de l'embauche se fait directement devant le salarié. Après avoir rempli, les données saisies doivent être vérifiées, car la fiabilité des informations est d'une grande importance.
Le document contient les informations suivantes :
- Données personnelles de l'employé ;
- Le type d'activité qu'il exerce ;
- Informations sur les transferts ;
- Informations sur le licenciement ;
- Données de mérite.
Ces informations sont indiquées sur la page de titre du document. Dans les cas où une personne a fait des études, a suivi des cours spéciaux ou a effectué son service militaire obligatoire, cette information peut être indiquée dans le dossier.
Date limite pour obtenir un cahier de travail pour la première fois
Le carnet de travail est délivré au plus tard dans un délai de cinq jours ouvrables à compter du jour de l'embauche du salarié sur le lieu de service. L'employé du personnel commence le traitement d'un certificat de travail dès le premier jour et y saisit toutes les informations nécessaires.
Les délais de transfert d'un poste à un autre, de récompense au mérite ainsi que de reconversion d'un salarié ne diffèrent pas des délais d'embauche et s'élèvent au même délai de cinq jours. Mais en cas de rupture du contrat, une inscription est effectuée le même jour, après quoi l'employeur est tenu de remettre le document au salarié licencié.
Demande d'ouverture d'un cahier de travail pour la première fois
Afin d'obtenir un certificat de travailleur en premier lieu d'activité professionnelle, il est nécessaire de rédiger une demande en bonne et due forme adressée au dirigeant.
La structure du recours doit correspondre aux points suivants :
- La candidature indique d'abord le poste occupé et les coordonnées du patron ;
- Vient ensuite le nom de l’organisation ;
- Données sur l'employé, son poste et son service ;
- Vient ensuite une demande de création d’un document ;
- Le recours est confirmé par la signature du salarié ;
- A la fin du document, la date et la signature du responsable du personnel sont indiquées.
Ordonnance de délivrance d'un cahier de travail pour la première fois
Une commande est une commande de l'employeur et marque l'étape finale de tout processus de travail. La commande est certifiée par la signature personnelle du responsable de l'organisation et le sceau. Publié afin de confirmer la légalité de l'acceptation ou de la résiliation d'un contrat avec un employé, ainsi que dans les cas où un certificat de travail est créé pour la première fois ou où des inscriptions y sont effectuées.
L'acte déposé est rédigé en saisissant les informations suivantes :
- Données personnelles du gérant et nom de la société ;
- Informations sur le subordonné ;
- La raison pour laquelle l'ordonnance a été émise ;
- Date d'entrée en vigueur de l'acte ;
- Signatures des parties.
Tout citoyen débutant son activité professionnelle doit remplir pour la première fois un cahier de travail. Pour mettre en œuvre cette procédure, vous devez contacter les employés responsables de cette démarche, qui rempliront correctement l'attestation.
Chaque salarié, lorsqu'il rejoint le personnel d'une entreprise ou d'un organisme, est confronté à une procédure telle que l'établissement d'un cahier de travail.
Ce document doit refléter toutes les données sur où, par qui et pendant combien de temps la personne a travaillé. L'enregistrement d'un cahier de travail commence par sa délivrance par l'employeur. Ensuite, dans chaque entreprise ultérieure (lors d'un changement d'emploi), les inscriptions nécessaires sont effectuées dans le document.
Structure et contenu du cahier de travail
Ce document accompagne une personne tout au long de sa vie professionnelle. Sur la base de ses dossiers, nous pouvons tirer une conclusion sur la formation, les compétences et l’expérience du spécialiste. De plus, la procédure d'enregistrement d'un cahier de travail implique la publication d'informations sur les récompenses, incitations ou sanctions disciplinaires qui ont été appliquées au salarié.
Il est à noter que le cahier de travail n'est tenu que par un employé du service RH ou par cet employé de l'entreprise auquel sont affectées les fonctions correspondantes. Parallèlement, le propriétaire du livre doit être informé de toute nouvelle inscription dans le document.
Comment les cahiers de travail et les formulaires correspondants sont stockés
L'État délivre des formulaires spéciaux pour la tenue des registres du travail. Ils arrivent dans les entreprises et sont stockés dans le respect d'un ordre assez strict :
- Le lieu de stockage doit être une armoire ignifuge.
- L'employeur est tenu d'assurer la sécurité et l'intégrité des formulaires. Par conséquent, l'armoire est verrouillée avec une clé et seuls les employés ayant le droit de travailler avec des cahiers de travail y ont accès.
- La délivrance des formulaires est effectuée avec la saisie parallèle des entrées appropriées dans la documentation de déclaration.
Enregistrement et délivrance du document
Conformément à la législation de la Fédération de Russie, une personne ne peut pas acheter elle-même des formulaires de cahier de travail. Ils sont fournis directement aux entreprises ou aux employeurs ayant le statut d'entrepreneur individuel.
Lorsqu'un salarié figure parmi le personnel pour lequel il s'agit du premier lieu de travail, l'employeur doit prendre soin de lui délivrer le document nécessaire. L'enregistrement d'un nouveau cahier de travail relève de la responsabilité d'un employé du service du personnel (ou de toute autre personne autorisée).
La procédure d'enregistrement des cahiers de travail
Les actions effectuées par les employés du service du personnel avec des formulaires et des documents vierges appartenant aux employés de l'entreprise sont enregistrées dans le livret des recettes et des dépenses. Il convient d'indiquer ici qui, à qui et pour quelles raisons les papiers ont été transférés (s'il est nécessaire de remplir un cahier de travail, de délivrer un encart ou de les accepter pour stockage). Les encarts sont des pages supplémentaires pour les cahiers de travail entièrement remplis. Leur conduite est soumise aux mêmes normes. Pour que l'encart soit reconnu comme partie à part entière du document, il doit être cousu dans le cahier de travail.
Lors de la préparation d'un livre pour enregistrer les données sur le mouvement du travail et les inserts correspondants, vous devez prendre soin de son micrologiciel et de son étanchéité.
Pourquoi demander un cahier de travail ?
Un document confirmant l’expérience et les qualifications de l’employé peut être d’une grande importance dès la phase d’entretien. De nombreux employeurs préfèrent l'étudier en parallèle d'un entretien oral. De plus, lorsqu’un cahier de travail est complété, il reflète tous les changements significatifs accompagnant l’activité professionnelle du salarié :
- Embauche pour un poste précis.
- Transfert dans un autre département.
- Promotion ou rétrogradation.
- Changement de statut (par exemple, transfert d'un salarié contractuel vers un contrat de travail à durée indéterminée ou inclusion d'un travailleur à temps partiel parmi les salariés permanents).
- Récompenses et promotions.
- Sanctions disciplinaires qui ont servi de base à la révocation.
- Congédiement.
Il existe des types d'activités professionnelles qui peuvent ne pas être reflétées dans le cahier de travail (par exemple, effectuer certains emplois à temps partiel). Le salarié doit savoir qu'il a le droit de demander au manager d'inclure ces données dans son document. L'employeur ne peut pas le lui refuser.
Bien que le cahier de travail original soit conservé dans l'entreprise, il n'est pas délivré au salarié. Cependant, une situation peut survenir lorsqu'une personne doit confirmer le fait de son emploi ou démontrer une liste des entreprises dans lesquelles elle a travaillé. Ensuite, un extrait du document ou sa copie complète peut être créé.
L'enregistrement correct d'un cahier de travail donne à une personne le droit de recevoir un certificat de pension. Lors du calcul des versements de pension, la caisse d'assurance étudie les informations précisées dans le contrat de travail.
Entre autres choses, des informations sur le lieu de travail d’une personne sont nécessaires pour obtenir un passeport étranger. Pour certaines catégories de salariés, les voyages à l’étranger peuvent être interdits en raison du risque de divulgation d’informations classifiées.
Enregistrement d'un cahier de travail : règles et délais
Qu'ils commencent un nouveau cahier de travail ou qu'ils fassent des inscriptions dans un cahier existant, les employeurs exigent certains documents des futurs salariés :
- Carte d'identité (passeport).
- Certificat d'études ou diplôme.
- Certificats de cours suivis (le cas échéant).
- Carte d'identité militaire (pour les citoyens astreints au service militaire).
- Acte de mariage (si le nom de famille a été modifié en conséquence).
Le délai de délivrance d'un cahier de travail lorsqu'une personne accède à un emploi est limité par la loi. Il ne s'écoule pas plus de cinq jours à compter du moment où l'employé a commencé à exercer ses fonctions.
Si un employeur ne respecte pas ce délai, il doit se préparer aux conséquences juridiques. Cela est vrai pour absolument tous les travailleurs, même ceux qui n’ont pas atteint l’âge de la majorité.
Conformément à la loi, les citoyens peuvent être employés à partir de 14 ans. Cependant, dans ce cas, ils doivent fournir à l'employeur une lettre de leurs parents ou tuteurs les autorisant à travailler.
Copies des dossiers de travail
En cas de perte ou de détérioration du document, le salarié peut exiger que l'employeur lui en délivre un nouveau.
Pour ce faire, il doit rédiger une demande de cahier de travail. Il indique la raison de l'absence du document. Il convient de noter que la même déclaration sert de base à la délivrance d’un permis de travail au premier lieu de travail de la personne.
Raisons des inscriptions
La première rédaction d'un cahier de travail (un exemple de page de titre se trouve ci-dessous) consiste à remplir des champs relatifs aux informations personnelles d'une personne.
Pour ce faire, le collaborateur du service RH utilise les documents qui lui sont fournis. Dans d'autres cas, avant que l'une ou l'autre inscription n'apparaisse dans le cahier de travail, le gestionnaire émet un arrêté correspondant.
S'il s'agit d'embaucher une entreprise ou de transférer un employé vers un autre service, alors l'employé du service RH dispose de sept jours pour effectuer une inscription dans le dossier de travail. En cas de licenciement, l'acte est établi le jour de l'ordonnance et remis au propriétaire.
Malgré le fait que l'arrêté indique toutes les informations détaillées sur l'admission ou le transfert (y compris une période probatoire et d'autres détails), ces informations n'affectent pas l'établissement du cahier de travail. Échantillon de données saisies :
- Embauché.
- Transféré à un autre poste.
- Qualifications attribuées, échelle salariale, grade (lesquels en particulier).
- Récompensé, encouragé.
- Licencié.
Autrement dit, seuls le motif de l'enregistrement et la date de la commande doivent être indiqués. Tout exemple disponible gratuitement de conception de cahier de travail illustre exactement ce principe de remplissage des colonnes d'un document.
Nuances de grammaire
Selon la loi, les dates dans les registres de travail doivent être indiquées uniquement en chiffres arabes.
Il en va de même pour l'attribution des numéros d'ordre : chaque nouvelle inscription possède son propre numéro, commençant par celui qui a été effectué lors de la première inscription du cahier de travail, et se terminant par l'enregistrement du licenciement du dernier lieu de travail.
Toutes les informations doivent être présentées de la manière la plus complète possible, c'est-à-dire que l'employé RH ne peut pas abréger les mots.
Apporter des corrections et corriger les erreurs dans le document
Faire des erreurs est un phénomène naturel lors de la maintenance d’une documentation. Ils peuvent être associés à l'utilisation de sources d'information peu fiables (données obsolètes, manque d'informations complètes) ou être de nature mécanique (fautes de frappe, fautes de frappe, erreurs grammaticales).
Pour corriger une erreur identifiée, un collaborateur RH peut utiliser plusieurs méthodes :
- Rayer le mauvais mot et en écrire un nouveau au-dessus ou en dessous de la ligne.
- Faire une nouvelle entrée qui annule celle incorrecte.
Si un salarié a changé de nom de famille ou acquis une nouvelle profession, cela signifie que les informations indiquées sur la page de titre du contrat de travail doivent être modifiées. Cela se fait en utilisant la méthode barrée (première méthode). Dans le même temps, sur la couverture intérieure, notez le nom et le numéro du document qui est devenu la base des modifications, apposez la signature de la personne qui a saisi les données et le sceau de l'entreprise.
Si l'enregistrement d'un cahier de travail lors de la candidature à un emploi s'accompagne de la découverte d'erreurs de gestion documentaire commises dans une entreprise précédente, leur correction est possible par un salarié de l'entreprise qui embauche le salarié dans son effectif. Cette procédure ressemble à ceci :
- Créez une nouvelle entrée et attribuez-lui le numéro séquentiel suivant.
- Indiquez la date à laquelle la correction est effectuée.
- Écrivez la phrase « le numéro d'enregistrement est considéré comme invalide ».
- Entrez les informations correctes.
- Le numéro de la commande qui a servi de base à la saisie incorrecte est indiqué.
Reflet des activités de travail des employés de direction
L’enregistrement du cahier de travail d’un dirigeant est une procédure obligatoire pour toutes les entreprises, quelle que soit la forme de propriété, car sur la base des inscriptions effectuées, une attestation de retraite sera alors délivrée. La procédure de tenue de ce document pour un manager présente des nuances spécifiques et est plus complexe que la préparation d'un cahier de travail lors de l'embauche d'employés de niveau intermédiaire et inférieur. Dans la plupart des cas, le directeur peut effectuer lui-même toutes les saisies nécessaires.
Délivrance d'un cahier de travail après le licenciement d'un salarié
Lorsqu'un salarié est licencié de l'entreprise pour une raison ou une autre, son document lui est restitué. L'établissement d'un cahier de travail (un exemple est fourni ci-dessous) lors du licenciement d'un salarié implique de faire une inscription contenant le motif du départ, ainsi que le numéro de l'arrêté correspondant.
Lors de la formulation du motif, l'employeur doit utiliser les exemples donnés dans le Code du travail (à sa demande, par accord des parties, lors de la liquidation de l'entreprise). Le motif le plus courant est le licenciement volontaire ; l'enregistrement d'un cahier de travail dans ce cas est régi par les exigences standard.
Le document est délivré au salarié dans les trois jours suivant la fin de son dernier jour ouvrable. Dans les cas où l’employeur ne peut remettre le document à un ancien subordonné en raison de son absence, il doit envoyer une lettre recommandée avec notification au domicile du salarié. Si une personne a donné son consentement écrit, le cahier de travail peut lui être envoyé par courrier. La même procédure est suivie si le salarié est décédé et le document doit être transmis à ses proches.
Dans les situations où le document n'est pas retiré, l'entreprise le conserve pendant deux ans (au service du personnel, mais pas avec d'autres livres). Ensuite, il est transféré aux archives pendant 50 ans, après quoi il est détruit.
Si l'employeur est un entrepreneur individuel
Depuis 2006, les employeurs individuels sont tenus de faire des inscriptions dans les cahiers de travail de leurs salariés. Ainsi, leurs droits sont égaux à ceux dont jouissent les personnes morales.
Lors de l'embauche d'une personne qui n'a jamais travaillé auparavant, un entrepreneur individuel doit lui fournir un cahier de travail (dont le coût sera déduit du premier salaire de l'employé), ainsi qu'y effectuer toutes les inscriptions nécessaires à temps et correctement. .
Souvent, ces entités commerciales préfèrent embaucher des employés à temps partiel. Dans ce cas, ils ne notent rien dans le cahier de travail, mais peuvent délivrer une attestation à la demande de la personne, et sur cette base, une inscription sera effectuée sur le lieu de travail principal.
Existe-t-il des spécificités pour l'enregistrement d'un cahier de travail pour les personnes embauchées pour la première fois ?
Il y a quelques particularités.
Conformément à l'article 65 du Code du travail de la Fédération de Russie, lors de la conclusion d'un contrat de travail, pour la première fois, un cahier de travail et un certificat d'assurance de l'assurance pension de l'État sont délivrés par l'employeur.
Selon l'article 8 du Règlement, l'enregistrement d'un cahier de travail pour un salarié embauché pour la première fois est effectué par l'employeur en présence du salarié au plus tard une semaine à compter de la date d'embauche.
L'employeur est tenu de disposer en permanence du nombre requis de formulaires de cahier de travail et d'inserts (article 44 du Règlement).
Quant au paiement d'un cahier de travail délivré pour la première fois, conformément à l'article 47 du Règlement, lors de la délivrance d'un cahier de travail ou d'un encart à un salarié, l'employeur lui facture des frais dont le montant est déterminé par le montant des dépenses liées à leur acquisition, à l'exception des cas prévus aux articles 34 et 48 du Règlement.
L'article 34 du Règlement parle de la perte massive de cahiers de travail par l'employeur, et l'article 48 du cas de remplissage initial incorrect du cahier de travail ou de l'insert qu'il contient, ainsi que du cas de leur endommagement sans faute de la part de l'employeur. employé. Dans ces cas exceptionnels, les frais d'achat des formulaires de cahiers de travail et des encarts qui y figurent sont à la charge de l'employeur et non du salarié.
Est-il nécessaire de délivrer un cahier de travail pour un salarié embauché en période probatoire ?
Qu'un test soit établi ou non pour le salarié, l'employeur (à l'exception des employeurs - personnes physiques qui ne sont pas des entrepreneurs individuels) est tenu de créer un cahier de travail pour un salarié qui a travaillé pour lui pendant plus de cinq jours, dans le cas où le travail pour cet employeur est pour l'employé principal (article 66 du Code du travail de la Fédération de Russie). De plus, en vertu de l'article 65 du Code du travail de la Fédération de Russie, lors de la première conclusion d'un contrat de travail, un cahier de travail est établi par l'employeur.
Un contrat de prestation de services a été conclu avec le salarié. Il exige qu'une trace de ce travail soit faite dans le cahier de travail. Un employeur devrait-il faire cela ?
Non. Aucune inscription n'est faite dans le cahier de travail concernant les travaux dans le cadre de contrats civils.
Selon l'article 11 du Code du travail de la Fédération de Russie, « la législation du travail et autres actes contenant des normes du droit du travail ne s'appliquent pas aux personnes suivantes (si, conformément à la procédure établie par ce Code, elles n'agissent pas simultanément en tant qu'employeurs) ou leurs représentants) :
les personnes travaillant sur la base de contrats civils.
Nous embauchons une ouvrière comme vendeuse qui n'a pas travaillé depuis longtemps et elle ne retrouve pas son cahier de travail. Elle dit qu’« elle l’a probablement perdu en emménageant dans un nouvel appartement ». Est-il possible de lui délivrer un nouveau cahier de travail si l'employeur souhaite toujours l'accepter ?
Dans la pratique, cette nuance est souvent négligée : le législateur exige une déclaration écrite d'une personne qui n'a pas de cahier de travail (indiquant la raison de l'absence de cahier de travail).
La délivrance d'un nouveau cahier de travail sans une telle demande sera considérée comme une violation du droit du travail.
Dans la situation ci-dessus, la tâche de la personne responsable de la tenue, du stockage, de l'enregistrement et de la délivrance des cahiers de travail est de recueillir une telle déclaration auprès du salarié. Et puis postulez pour un nouveau cahier de travail.
Un exemple de la partie texte de la demande d'un employé pour la délivrance d'un nouveau cahier de travail en raison de la perte de
Veuillez me délivrer un nouveau cahier de travail car j'ai perdu mon cahier de travail lors d'un déménagement vers un nouveau lieu de résidence.
Pour obtenir non pas un nouveau cahier de travail, mais un duplicata, une personne ayant perdu son cahier de travail peut s'adresser à l'employeur de son dernier lieu de travail 1 .
Une femme est embauchée comme vendeuse. Elle a 30 ans et dit n’avoir jamais travaillé nulle part auparavant. Ceux. notre entreprise est son premier travail, et nous devons lui procurer un cahier de travail. En raison du fait que la femme a déjà 30 ans et qu'il est possible qu'elle ait déjà travaillé et cache son cahier de travail pour une raison quelconque, nous craignons de lui obtenir non pas le premier, mais le deuxième livre. Que dois-je faire?
Selon la partie 4 de l'article 65 du Code du travail de la Fédération de Russie, lors de la conclusion d'un contrat de travail, le cahier de travail est d'abord établi par l'employeur.
Pour votre tranquillité d'esprit, vous pouvez inviter la salariée à rédiger une déclaration demandant un carnet de travail, dans laquelle elle indiquera qu'elle va travailler pour la première fois et qu'elle ne dispose pas de carnet de travail.
Selon la partie 5 de l'article 65 du Code du travail de la Fédération de Russie, si une personne postulant à un emploi ne dispose pas de cahier de travail en raison de sa perte, de son dommage ou pour toute autre raison, l'employeur est tenu, sur demande écrite de cette personne (en indiquant le motif de l'absence de cahier de travail), de délivrer un nouveau cahier de travail.
Un exemple de partie textuelle de la demande d'un employé pour la délivrance d'un nouveau cahier de travail dans le cadre de sa première candidature à un emploi
Je vous demande de me délivrer un nouveau cahier de travail, car c'est la première fois que je trouve un emploi, la première fois que je conclus un contrat de travail, et je n'avais pas de cahier de travail auparavant.
L'employé a été embauché le 8 février. Il n’aimait pas le travail et l’équipe et le lendemain il présenta sa démission. L'employeur s'engage à le licencier sans travailler pendant deux semaines. L'inscription au cahier de travail n'a pas encore été faite. Est-il nécessaire de l'ajouter dans cette situation ?
Selon la partie 3 de l'article 66 du Code du travail de la Fédération de Russie, « l'employeur (à l'exception des employeurs - les particuliers qui ne sont pas des entrepreneurs individuels) tient des cahiers de travail pour chaque employé qui a travaillé pour lui. sur cinq jours, dans le cas où le travail pour cet employeur est le travail principal du salarié.
Étant donné que le salarié n'a pas encore travaillé depuis cinq jours, alors, à notre avis, l'absence d'inscription concernant ce travail dans le cahier de travail ne constituera pas une violation de la loi.
Est-il possible de faire une signature en fac-similé dans le cahier de travail au lieu de la signature manuscrite de l'inspecteur du service RH ?
L'employeur a-t-il le droit de facturer des frais aux salariés pour la création de nouveaux cahiers de travail, et dans quel ordre cela se fait-il ?
Selon le paragraphe 47 du Règlement, « lors de la délivrance d'un cahier de travail ou d'un encart à un salarié, l'employeur lui facture des frais dont le montant est déterminé par le montant des dépenses engagées pour leur acquisition, sauf dans les cas prévus. pour les paragraphes 34 et 48 du présent Règlement.
Le paragraphe 34 du Règlement parle des cas de perte massive par les employeurs des dossiers de travail des travailleurs à la suite de situations d’urgence (catastrophes environnementales et d’origine humaine, catastrophes naturelles, émeutes et autres circonstances d’urgence).
Et selon le paragraphe 48 du Règlement, dans le cas où le remplissage initial du cahier de travail ou de l'insert qu'il contient est incorrect, ainsi qu'en cas de dommages sans faute du salarié, le coût du formulaire endommagé est payé par l'employeur.
Nous attirons particulièrement l'attention des lecteurs sur deux circonstances.
Premièrement, selon le Règlement, l'employeur facture des frais pour un nouveau cahier de travail spécifiquement dès l'émission le cahier de travail de l’employé (et non quand il a été créé, comme cela aurait un sens logique). Et le cahier de travail, en règle générale, est délivré le jour de la résiliation du contrat de travail (partie 4, article 84.1 du Code du travail de la Fédération de Russie).
Deuxièmement, le montant du paiement d'un cahier de travail et de son encart est déterminé par le montant des dépenses engagées pour leur acquisition, et n'est pas « inventé » par l'employeur.
Explications de Rostrud
Les éditeurs de la bibliothèque électronique « Package Personnel » ont contacté le Service fédéral du travail et de l'emploi (Rostrud) pour lui demander des éclaircissements sur la question :
« Un salarié entrant au travail pour la première fois a acheté un nouveau formulaire de cahier de travail et l'a apporté à l'employeur. L'employeur a-t-il le droit d'accepter une nouvelle forme de cahier de travail de la part du salarié et d'y faire une inscription ? Ou bien, dans ce cas, l’employeur doit-il refuser d’accepter le formulaire et délivrer au salarié un nouveau cahier de travail parmi ceux achetés par l’employeur ?
Nous avons reçu les précisions suivantes de Rostrud (lettre du 8 décembre 2008 n°2742-6-1) sur cette question.
« Conformément aux règles de tenue et de conservation des cahiers de travail, de production des formulaires de cahier de travail et de leur fourniture aux employeurs, approuvées par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 16 avril 2003 n° 225, responsabilité d'organiser le travail de maintenance, le stockage, l'enregistrement et la délivrance des cahiers de travail et des encarts appartiennent à l'employeur.
L'employeur est tenu de disposer en permanence du nombre requis de formulaires de cahier de travail et d'inserts.
Compte tenu de ce qui précède, l'acceptation par l'employeur d'un citoyen qui entre pour la première fois sur le marché du travail d'un formulaire de cahier de travail pour sa tenue ultérieure n'est pas conforme aux dispositions ci-dessus de la législation en vigueur.
Les citoyens demandent souvent où se procurer un cahier de travail ? Cela peut être fait dès le premier emploi. L'employeur est tenu de délivrer ce document au salarié en son absence effective. En règle générale, il s'adresse à l'employeur avec une déclaration.
Exemple d'application
La demande indique la raison de l'absence du document (n'a pas fonctionné auparavant).
Tout le monde ne sait pas à quel âge on peut obtenir un livret de travail. Il est délivré à partir du moment où un citoyen commence officiellement à travailler. En règle générale, les personnes de plus de 16 ans sont embauchées. Mais, selon l'article 63 du Code du travail de la Fédération de Russie, les enfants de moins de cet âge peuvent trouver un emploi. Certes, pour cela, vous devez obtenir l’autorisation des parents et des autorités de tutelle de l’adolescent.
Deuxième cahier de travail
La question de savoir comment obtenir un deuxième cahier de travail se pose devant un citoyen lorsqu'il :
- a décidé de cacher à l'employeur des faits désagréables liés à ses activités professionnelles ;
- essayer de changer de métier;
- il a perdu le premier formulaire et ne veut pas perdre de temps à le chercher ;
- essayer d'obtenir deux emplois en même temps.
Le seul moyen légal de créer un deuxième formulaire est d'écrire une déclaration à l'employeur concernant la perte du premier exemplaire.
Si le document perdu est retrouvé ultérieurement, il devra être accepté et conservé. Le deuxième exemplaire devra être détruit.
Si les propos sur la disparition s'avèrent être un mensonge, l'employeur a le droit de licencier un tel employé pour avoir fourni sciemment de fausses informations et dissimulé des documents. Par conséquent, avant de penser : « Puis-je obtenir un deuxième cahier de travail ? », vous devez vous renseigner sur la responsabilité de la décision prise.
Responsabilité
Que se passe-t-il si vous recevez un deuxième cahier de travail ? Voici quelques options.
Un citoyen qui fournit sciemment de fausses informations lors de sa candidature à un emploi peut être licencié sur la base du paragraphe 11 de l'article 81 du Code du travail de la Fédération de Russie.
Étant donné que les déductions fiscales sont accordées pour un lieu de travail, il faut savoir que si une personne travaille ailleurs, le deuxième employeur aura le droit de récupérer le montant de la déduction fiscale auprès d'un tel employé en justice.
Lors d’une demande de pension, la Caisse de pension n’acceptera pas de deuxième document sur l’ancienneté de la personne.
Les indemnités qu'il a reçues en congé de maladie peuvent être perçues de force auprès d'un citoyen, car les prestations d'invalidité temporaire ne peuvent être perçues que sur un seul lieu de travail. Tenter de percevoir des avantages à deux endroits à la fois peut être considéré comme un enrichissement illégal.
Une personne peut être poursuivie pénalement en vertu des articles 159 et 327 du Code pénal de la Fédération de Russie. Bien entendu, il est difficile de qualifier le deuxième formulaire de fictif si les entrées y étaient effectuées selon toutes les règles par les employés du service RH. Mais le fait qu’il s’agisse d’un deuxième document faisant office de premier est illégal.