Як реагувати на електронні вимоги з ІФНС: покрокова інструкція. Як правильно скласти пояснення вимог податкової Як відповісти податковій на вимогу про надання документів

Катерина Анненкова, аудитор, атестований Мінфіном РФ, експерт з бухгалтерського обліку та оподаткування ІА "Клерк.ру". Фото Б. Мальцева ІА «Клерк.ру»

Тільки у квітні закінчилася найгарячіша пора у бухгалтера - річний звіт і звітність за 1 квартал залишилися позаду і можна зайнятися поточними (а також відкладеними на «коли потім») справами. Проте активність податкових інспекцій, що закидають платників податків вимогами, не всякому бухгалтеру дозволить спокійно жити і працювати.

У рамках проведення податкових перевірок та інших заходів податкового контролю, ФНП може запитувати інформацію та документи не тільки у платників податків, щодо яких проводяться дані перевірки та заходи, а й:

у їхніх контрагентів,
в інших осіб «розташовують документами (інформацією), що стосуються діяльності платника податків, що перевіряється».

Діяльність уповноважених органів контролю за дотриманням:

платниками податків,
податковими агентами,
платниками зборів,

законодавства про податки та збори, що регламентується главою 14 першої частини Податкового кодексу.

Відповідно до положень ст.93.1 НК РФ, ІФНС вправі витребувати документи (інформацію), що стосуються діяльності платників податків, що перевіряються, у контрагентів (або інших осіб) у таких випадках:

Під час проведення податкової перевірки.
Під час розгляду матеріалів податкової перевірки виходячи з рішення керівника (чи його заступника) ІФНС «про призначення додаткових заходів податкового контролю».
У разі, якщо поза рамками проведення податкових перевірок у ІФНС виникає обґрунтовананеобхідність одержання документів (інформації) щодо конкретної угоди*.

*У цьому випадку документи та інформація податкова може вимагати в учасників цієї угоди або в інших осіб, які мають у своєму розпорядженні документи (інформацію) про цю угоду.

Нерідко до переліку документів, які вимагає ІФНС, трапляються такі, що на перший погляд не мають жодного відношення до податкового контролю. І, відповідно, платники податків, які отримали таку вимогу, збентежені - надавати необхідне чи ні?

У нашій статті ми розглянемо особливості чинного законодавства, що регламентує проведення «зустрічних» перевірок та які стосуються прав ІФНС щодо запитання документів (інформації) та обов'язків платників податків у частині їх надання.

Строки та порядок надання документів

Для початку розглянемо терміни надання документів на вимогу, а також наслідки не надання (невчасного подання) документів.

Відповідно до п.5 ст.93.1 НК РФ, особа, яка отримала вимогу про подання документів (інформації), виконує її протягом п'яти днів*з дня отримання або в той же термін повідомляє, що не має в своєму розпорядженні витребуваних документів (інформації).

* Відповідно до п.6 стор.6.1 НК РФ, термін, визначений днями, обчислюється у робочих дняхякщо строк не встановлений у календарних днях. Відповідно, документи або інформацію необхідно подати протягом 5 робочих днів.

При цьому робочим днем вважається день, який не визнається відповідно до законодавства РФ вихідним та (або) неробочим святковим днем.

Якщо документи (інформація), що витребуються, не можуть бути подані у зазначений термін, податковий орган за клопотанням особи, у якої витребовані документи, вправіпродовжити термін подання цих документів (інформації).

Необхідно пам'ятати, що незважаючи на обсяги документації, ІФНС має право, але не зобов'язана продовжувати п'ятиденний термін і, відповідно, може відмовити платнику податків, а згодом оштрафувати його за порушення строків, якщо він не вкладеться в них.

Затребувані документи подаються з урахуванням положень, передбачених п.2 та 5 ст.93 НК РФ.

Відповідно до п.2 ст.93 НК РФ, документи можуть бути подані до податкового органу:

особисто,
або через представника,
направлені поштою рекомендованим листом,
або передані в електронній формі телекомунікаційними каналами зв'язку.

Подання документів на паперовому носії проводиться у вигляді засвідчених перевіреною особою копій. Не допускається вимога нотаріального посвідчення копій документів, що подаються до податкового органу (посадовій особі), якщо інше не передбачено законодавством РФ.

У разі, якщо документи, що витребуються у платника податків, складені в електронній формі за встановленими федеральним органом виконавчої влади, уповноваженим з контролю та нагляду в галузі податків і зборів, форматів, платник податків вправінаправити їх у податковий орган в електронному вигляді телекомунікаційними каналами зв'язку.

Порядок направлення вимоги про подання документів та порядок подання документів на вимогу податкового органу в електронній формі по телекомунікаційних каналах зв'язку встановлюються федеральним органом виконавчої влади, уповноваженим з контролю та нагляду у сфері податків та зборів.

При цьому Мінфін і ФНП дотримуються позиції, що завіряти необхідно копію кожного документа(Тобто зшити всі документи в одну пачку і завірити їх печаткою та підписом на обороті - не можна).

Таку думку викладено, наприклад, у Листі Мінфіну від 11.05.2012р. №03-02-07/1-122:

« Відповідно до п. 5 ст. 93.1 Податкового кодексу Російської Федерації(далі - Кодекс) документи, що витребуються, подаються з урахуванням положень, передбачених п. п. 2 і 5 ст. 93 Кодексу.

Подання до податкових органів документів на паперовому носії за загальним правилом проводиться у вигляді засвідчених копією, що перевіряється особою (п. 2 ст. 93 Кодексу).

Відповідно до п. 1 ст. 11 Кодексу інститути, поняття та терміни цивільного, сімейного та інших галузей законодавства Російської Федерації, що використовуються в Кодексі, застосовуються в тому значенні, в якому вони використовуються у цих галузях законодавства, якщо інше не передбачено Кодексом.

Пунктами 2.1.29, 2.1.30 та 2.1.39 Державного стандарту Російської Федерації ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення», затвердженого Постановою Держстандарту Росії від 27.02.1998 N 28, передбачено, що копією документа є документ, що повністю відтворює інформацію справжнього документа та всі його зовнішні ознакиабо частина їх, яка не має юридичної сили. Завіреною копією документа є копія документа, на яку відповідно до встановленого порядку проставляються необхідні реквізити, що надають їй юридичної чинності. Під реквізитом документа розуміється обов'язковий елемент оформлення документа.

Відповідно до Постанови Державного комітету Російської Федерації зі стандартизації та метрології від 03.03.2003 N 65-ст «Про прийняття та введення в дію державного стандарту Російської Федерації» («ГОСТ Р 6.30-2003. Державний стандарт Російської Федерації. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації.Вимоги до оформлення документів") при завіренні відповідності копії документа оригіналу нижче реквізиту "Підпис" проставляють засвідчувальний напис: "Вірно"; посада особи, яка засвідчила копію; особистий підпис; розшифрування підпису (ініціали, прізвище); дату засвідчення. Копія документа засвідчується печаткою організації.

При цьому, виходячи з положень ст. 93 Кодексу завірена має бути кожна копія документа, а не підшивка цих документів.

Ненадання документів у встановлені терміни визнається податковим правопорушенням та тягне за собою відповідальність, передбачену ст. ст. 126 або 129.1 Кодексу.

А ось багатосторінковий документ можна завірити як посторінково, так і цілком - прошивши та пронумерувавши його.

Дана позиція відображена у п.21 Листи ФНП Росії від 13.09.2012р. №АС-4-2/15309@:

«Таким чином, можуть бути підтримані існуючі у діловій практиці способи засвідчення багатосторінкових документів як завірення кожного окремого аркуша копії документа, так і прошити багатосторінковий документ і завірення його в цілому. При цьому, у разі засвідчення копії документа в цілому необхідно враховувати товщину пачки та матеріал прошития її (шпагат, мотузка тощо).»

З п.5 ст.93 НК РФ, під час проведення податкової перевірки, інших заходів податкового контролю податкові органи не має прававитребувати у особи, яка перевіряється, документи, раніше подані до податкових органів при проведенні камеральних або виїзних податкових перевірок цієї особи, що перевіряється (консолідованої групи платників податків).

Вказане обмеження не розповсюджуєтьсяна випадки, коли документи раніше подавалися до податкового органу у вигляді оригіналів, повернених згодом особі, що перевіряється, а також на випадки, коли документи, подані до податкового органу, були втрачені внаслідок непереборної сили.

З вищевказаної норми випливає, що не надавати повторно копії документів платник податків може лише в тому випадку, якщо вони потрібні ФНП у рамках проведення камеральної або виїзної перевірки, що стосується самого платника податків. На надання документів щодо контрагентів платника податків норма не поширюється.

Відповідно, у разі запиту документів у рамках зустрічної перевірки їх необхідно надати, навіть якщо за цей період платник податків, у якого потрібні документи, проходив виїзну перевірку і, відповідно, дані документи вже надавав.

Таким чином, при отриманні кожногонового вимоги у межах проведення зустрічних перевірок, платник податків зобов'язаний надати копії необхідних документів незалежно від цього, які документи їм надавалися раніше у ФНС.

Проте, у своєму Листі від 26.08.2013р. №03-02-07/1/35025 Мінфін на запитання «Організація отримує вимоги податкового органу щодо подання документів, виставлені на підставі доручень податкових органів, які проводять заходи податкового контролю щодо контрагентів організації.

Чи вправі організація у разі не подавати документи, якщо вони були представлені у межах іншого заходи податкового контролю, проведеного тим самим податковим органом?»

Відповів: «Згідно з п. 5 ст. 93.1 Кодексу документи, що витребуються відповідно до зазначеної статті, подаються з урахуванням положень, передбачених п. п. 2 і 5 ст. 93 Кодексу.

У силу п. 5 ст. 93 Кодексу в ході проведення податкової перевірки, інших заходів податкового контролю податкові органи не вправі витребувати у особи, що перевіряється (консолідованої групи платників податків) документи, раніше подані до податкових органів при проведенні камеральних або виїзних податкових перевірок даної особи, що перевіряється, (консолідованої групи). Зазначене обмеження не поширюється на випадки, коли документи раніше подавалися до податкового органу у вигляді оригіналів, повернених згодом особі, що перевіряється, а також на випадки, коли документи, подані до податкового органу, були втрачені внаслідок непереборної сили.

Вважаємо, що зазначене обмеження на повторне витребування податковим органом документів в організації застосовується і у разі витребування відповідно до ст. 93.1 Кодексу документів щодо контрагентів організації.

При цьому, щоправда, відомство повідомило «що з поданого звернення не зрозуміло, у межах якого заходу податкового контролю податковими органами раніше було витребовано в організації документи.»

Штрафні санкції за ненадання (невчасне надання) документів/інформації

Відповідно до п.6. ст.93.1 НК РФ:

відмова особи від подання витребуваних під час проведення податкової перевірки документів,
або неподання їх у встановлені терміни*,

визнаються податковим правопорушенням та тягнуть за собою відповідальність, передбачену ст.126 НК РФ.

*Протягом 5 робочих днів з дня, наступного за днем отримання Вимоги.

Згідно з п.2 ст.126 НК РФ, неподання податковому органу відомостей про платника податків, що висловилося у відмові особи подати наявні у нього документи, передбачені НК РФ, З відомостями про платнику податків за запитом податкового органу, так само як і інше ухилення від подання таких документів чи подання документів із свідомо недостовірними відомостями, якщо таке діяння не містить ознак порушення законодавства про податки і збори, передбаченого статтею 135.1 НК РФ:

тягне за собою стягнення штрафу з організації або ІП у розмірі десяти тисяч карбованців, з фізичної особи, яка не є ІП, - у розмірі однієї тисячі рублів.

Як видно з наведеного вище пункту, оштрафувати можна компанію, яка не надала (або надала невчасно) документи, передбачені НК РФ.

Проте представники ФНП зазвичай вважають, що при проведенні зустрічної перевірки мають право витребувати абсолютно будь-які документи, які на їхню думку пов'язані з платником податків, що перевіряється - при чому не тільки безпосередньо, але й побічно.

Відповідно, вони можуть попросити у компанії та картки рахунків і штатний розпис платника податків та документи, що містять відомості не про діяльність платника податків, що перевіряється, а про діяльність контрагентів компанії.

Також Вимоги про надання документів (інформації) можуть надійти і контрагентам контрагентів.

При цьому, згідно з пп.1 п.1 ст.31 ПК РФ, податкові органи мають право вимагати відповідно до законодавства про податки та збори від платника податків, платника збору або податкового агента:

документи*, службовці підставамидля обчислення та сплати (утримання та перерахування) податків, зборів,
а також документи, що підтверджують правильність обчислення та своєчасність сплати (утримання та перерахування) податків, зборів.

*За формами та (або) форматами в електронній формі, встановленими державними органами та органами місцевого самоврядування.

Очевидним видається той факт, що штатний розпис компанії-контрагента не має жодного відношення до обчислення та сплати податків платника податків, що перевіряється. Проте Мінфін на пряме запитання про те, чи можуть інспектори вимагати штатного розкладу, відповідає ухильно.

Так, у своєму Листі від 09.10.2012р. №03-02-07/1-246 Мінфін на запитання «Чи має право податковий орган у рамках ст. 93.1 НК РФ зажадати у контрагента платника податків, що перевіряється інформацію про персональні дані працівників організації-контрагента (штатний розклад, накази про направлення у відрядження)?»

Відповідає таке:

«Стаття 93.1 Кодексу не містить конкретного переліку документів, які витребуються податковими органами, які містять інформацію, що стосується діяльності платника податків, що перевіряється.

Вважаємо, що до таких документів належать будь-які документи, що містять інформацію, що стосується діяльності платника податків, що перевіряється (платника збору, податкового агента).»

На підставі цього роз'яснення кожен має право зробити свій висновок. ФНП вважає, що «будь-які документи» включають у себе все, в тому числі і штатний розклад. За незгоди платника податків з цією точкою зору можливі претензії з боку податкової.

Що стосується документів, що стосуються не платника податків, що перевіряється, а інших компаній, є Визначення ВАС РФ від 15.10.2013р. №ВАС-14062/13 у справі №А43-18174/2012, яка говорить про те, що якщо витребувані документи не стосуються діяльності платника податків, що перевіряється, і інформація, що міститься в них, не може вплинути на визначення розміру податкових зобов'язань платника податків, що перевіряється, такі документи податкова над праві.

*А також оштрафувати за їх ненадання відповідно до ст.126 НК РФ.

Неправомірне неповідомлення (несвоєчасне повідомлення) винищуваної інформації визнається податковим правопорушенням і тягне за собою відповідальність, передбачену статтею 129.1 НК РФ.

Відповідно до положень ст.129.1 НК РФ, неправомірне неповідомлення (несвоєчасне повідомлення) особою відомостей, які відповідно до НК РФ ця особа має повідомити податковий орган, за відсутності ознак податкового правопорушення, передбаченого статтею 126 цього Кодексу:

тягне за собою стягнення штрафу у розмірі 5 000 рублів.

Відповідно до п.2 ст.129.1, самі діяння, вчинені повторно протягом календарного року, тягнуть за собою стягнення штрафу у розмірі 20 000 рублів.

Катерина Анненкова, аудитор, атестований Мінфіном РФ, експерт з бухгалтерського обліку та оподаткування ІА "Клерк.Ру"

Будь-які заходи податкового контролю, які проводяться податківцями – неприємна для платника податків процедура. Адже в даному випадку відбувається зіткнення двох протилежних «бажань». Податківці всіма засобами намагаються щось знайти в обліку платника податків, завалюючи його вимогами про подання документів. При цьому, у вимогах найчастіше поіменовані документи, що не належать до перевірених податків і зборів. Платники податків, у свою чергу, всіма силами намагаються надати податківцям мінімальну кількість документів, які не можуть нашкодити, з'явившись у рішенні за результатами податкової перевірки. У цій статті ми розглянемо основні питання платників податків, що виникають під час отримання з податкового органу вимоги щодо подання документів.

Питання 1. У яких випадках отримати вимогу про подання документів.

Вимога про подання документів може бути отримана платником податків при проведенні податкової перевірки (п.1 ст.93 НК РФ) і при проведенні «зустрічної» перевірки контрагента та інших осіб, які мають документи, що стосуються діяльності платника податків, що перевіряється (п.1 ст.93.1 НК РФ) ).

Податковим кодексом передбачено 2 види податкових перевірок - камеральні та виїзні (п.1 ст.87 НК РФ)

Камеральна проводиться за місцезнаходженням податкового органу на підставі поданих платником податків податкових декларацій (розрахунків) та документів, а також інших документів наявних у податкового органу (п.1 ст.88 НК РФ).

Камеральна перевірка проводиться протягом трьох місяців із дня подання платником податків податкової декларації (розрахунку) (п.2 ст.88 НК РФ). При цьому продовження строку камеральної податкової перевірки та її зупинення Податковим кодексом не передбачено.

При камеральної перевірки НК РФ передбачено кілька підстав вимоги документів:

Що стосується застосування компанією податкових пільг (п. 6 ст. 88 НК РФ);

За бажання організації повернути ПДВ (п. 8 ст. 88 НК РФ);

Під час проведення камеральної перевірки з податків, що з використанням природних ресурсів (п. 9 ст. 88 НК РФ);

Якщо вирішує призначити додаткові заходи щодо податкового контролю (п. 6 ст. 101 НК РФ).

Жодних підстав для витребування документів у рамках проведення камеральної перевірки не передбачено.

Виїзна податкова перевірка проводиться біля платника податків виходячи з рішення керівника (заступника керівника) податкового органу (п.1 ст.89 НК РФ).

Тривалість проведення перевірки не може перевищувати двох місяців. Зазначений термін може бути продовжено до чотирьох місяців, а у виняткових випадках – до шести місяців. (П.6 ст.89 НК РФ)

У разі призупинення виїзної податкової перевірки всі дії податкового органу щодо витребування у платника податків документів припиняються, отже вручення вимоги на цей період буде неправомірним (п.9 ст.89 НК РФ).

Податковий орган має право витребувати документи у контрагента перевіряється платника податків (п.1 ст.93.1 НК РФ).

Таким чином: витребування документів у платника податків може здійснюватися:

- У рамках проведеної камеральної перевірки поданої до податкового органу декларації, виключно у випадках передбачених НК РФ і протягом строку проведення камеральної перевірки, тобто не пізніше 3 місяців з моменту подання декларації.

- в рамках виїзної податкової перевірки, що проводиться, виключно в період фактичного проведення перевірки, а ніяк не в період, коли перевірка призупинена за рішенням податкового органу

- у рамках проведення зустрічної податкової перевірки

Запитання 2. Протягом якого терміну мають бути подані документи

Податковим кодексом передбачені такі строки для подання документів за вимогами податкового органу (звертаємо увагу, що терміни обчислюються у робочих днях (п.6 ст.6.1 НК РФ):

Протягом 10 днів із дня вручення вимоги у межах виїзної та камеральної перевірки (п.3 ст.93 НК РФ).

Протягом 5 днів з дня отримання вимоги у рамках зустрічної перевірки. Якщо документів, запитаних податковим органом, у платника податків немає, він має повідомити звідси податковому органу також протягом 5 днів (п.5 ст.93.1 НК РФ).

При цьому платник податків може письмово повідомити перевіряльників про неможливість подати запитані у вимогі документи у визначений Податковим кодексом строк. У письмовому повідомленні платник податків зобов'язаний вказати причини, через які документи не можуть бути представлені у відведений термін та строки, протягом яких вони можуть бути подані (п.3 ст.93 НК РФ).

Зразок письмового повідомлення:

Керівнику

Інспекції ФНП Росії N __

по м. Москві

Іванову І.І.

від Товариства з обмеженою

N 562/30-А від 21.05.2010

повідомлення

Обсяг запитаних для перевірки документів становить понад 5000 сторінок. У штаті нашої організації лише одна людина займається веденням бухгалтерського та податкового обліку, а саме – Головний бухгалтер Петрова Маргарита Василівна. Інші працівники організації доступу до бухгалтерських та податкових регістрів не мають.

З 10.05.2010 року знаходиться на лікарняному (копію лікарняного листа додаємо), зважаючи на те, що підготувати запит податковим органом комплект документів у необхідний термін неможливо.

У зв'язку з цим на підставі п. 3 ст. 93 НК РФ просимо продовжити термін подання документів до 10.06.2010 включно.

Додаток:

1. Копія лікарняного листа головного бухгалтера Петрової Маргарити Василівни на 1 л. в 1 екз.

Рішення про продовження терміну подання документів на вимогу може бути прийнято (можливо і не прийнято) керівником (заступником) податкового органу протягом двох днів з дня отримання повідомлення від платника податків подано (п.3 ст.93 НК РФ), внаслідок чого виноситься окреме рішення.

Мінфін Росії у Листі від 05.08.2008 N 03-02-07/1-336 вказав, що при розгляді питання про продовження строку враховуються:

Причини, з яких платник податків неспроможна вчасно подати документи;

Обсяг витребуваних документів;

факт часткової передачі документів;

Терміни, в які перевіряється, може подати документи.

Відсутність відповіді податкового органу на направлене йому письмове повідомлення про продовження строку подання документів є підставою для звільнення платника податків від відповідальності за несвоєчасне надання податковому органу документів. Щоправда, звільнення цього доведеться добиватися в судах, які часто стають на бік платника податків (див., наприклад, Постанова ФАС Московського округу від 31.01.2008 N КА-А40/14787-07).

Таким чином: рекомендуємо Вам не чекати на відповідь податкового органу про продовження терміну, оскільки відповідь може бути і негативною, а значить, час на підготовку документів може бути безнадійно втрачено. Необхідно з моменту отримання вимоги докласти всіх зусиль щодо підготовки документів та їх подальшого подання податковому органу. Навіть часткове подання документів дозволить мінімізувати штраф, а разом із направленим до інспекції повідомленням виникне вагомий аргумент у судових розглядах.

Питання 3. Як чинити у ситуації, коли запитані податковим органом документи відсутні.

Дуже часто податківці, не знаючи особливостей господарської діяльності платника податків або використовуючи «шаблони» вимог щодо подання документів, запитують у платника податків документи, які у нього просто не ведуться.

Крім цього, частина документів може бути відсутня в момент проведення податкової перевірки через ряд причин, серед яких можуть бути:

Передача документів на вимогу органам влади;

Вилучення документів правоохоронними органами;

Знищення документів внаслідок пожежі, повені та інших надзвичайних обставин;

Знищення внаслідок закінчення терміну зберігання;

Розкрадання документів.

У цій ситуації необхідно першого ж дня після отримання вимоги повідомити податкову інспекцію про неможливість подання документів (абз.2 п.3 ст.93 НК РФ). До цього повідомлення необхідно додати копії документів, що підтверджують відсутність документів, що були запитані податківцями (довідка про пожежу, акт (опис) вилучення документів тощо).

Зразок повідомлення податкового органу про неможливість подання документів через їх фізичну відсутність у платника податків:

Керівнику

Інспекції ФНП Росії N __

по м. Москві

Іванову І.І.

від Товариства з обмеженою

відповідальністю "Роги та копита",

ІПН 7755134420, КПП 775501001,

173000, м. Москва, вул. Тимірязєвська, б. 56

Вих. N 01/2010 від 22.05.2010

N 562/30-А від 21.05.2010

повідомлення

про неможливість своєчасного подання документів

Товариством з обмеженою відповідальністю «Роги та копита» ІПН 7755134420, КПП 775501001 22.05.2010 року була отримана Вимога про подання документів N 562/30-А від 21.05.2010 року.

Серед запитаних податковим органом документів пойменовано журнали обліку отриманих та виставлених книг рахунків-фактур, книги купівлі та продажу, а також рахунки-фактури за 2008-2009 роки.

Дані документи неможливо знайти представлені податковому органу, оскільки ТОВ «Роги і копита» застосовує спрощену систему оподаткування, отже через п.2 ст.346.11 НК РФ не обчислює і сплачує податку додану стоимость.

Крім цього, податковим органом запрошено ліцензії на експлуатацію вибухопожежонебезпечних об'єктів, які діяли протягом 2008-2009 років.

Дані документи так само не можуть бути представлені, оскільки ТОВ «Роги та копита» діяльність з експлуатації вибухопожежонебезпечних об'єктів у період, що перевіряється, не здійснювало, отже, ліцензії за даний період відсутні.

Додаток:

1. Копія заяви про перехід на спрощену систему оподаткування із відміткою податкового органу на 1 л. в 1 екз.

Генеральний директор ТОВ "Роги та копита" Сидоров С.С.

Однак, на практиці податковий орган не завжди приймає ці причини до уваги та притягує платників податків до відповідальності за ст. 126 НК РФ.

Слід сказати, що судова практика у таких випадках постає на бік платників податків. Звичайно, якщо вдається довести, що документів, що витребуються, немає не з вини платника податків, а через об'єктивні обставини.

Як приклад можна навести:

Постанова ФАС Поволзького округу від 30.01.2009 N А12-8706/2008

Постанова ФАС Поволзького округу від 09.04.2009 N А06-4803/2008

Постанова ФАС Західно-Сибірського округу від 21.01.2008 N Ф04-450/2008 (1059-А67-14)

Постанова ФАС Волго-В'ятського округу від 21.12.2009 N А82-9362/2008

Постанова ФАС Північно-Західного округу від 25.01.2008 N А42-6974/2006

Запитання 4. Чи можуть податкові органи запитати документи повторно

Вимагати у платника податків документи, раніше подані до податкових органів під час проведення камеральних і виїзних податкових перевірок, податкові органи немає права (п.5 ст.93 НК РФ).

Винятком у разі є ситуації, коли документи подавалися до податкового органу як оригіналів, і навіть випадки, коли подані до податкового органу документи було втрачено внаслідок непереборної сили.

У разі, коли податковий орган повторно запросив у вас документи, рекомендуємо направити на ім'я керівника перевіряючої податкової інспекції повідомлення про те, що документи, які запитали податковий орган, були представлені раніше. До цього повідомлення обов'язково додайте копії реєстрів раніше переданих документів з відмітками податкового органу.

Приклад такого повідомлення наведено нижче:

Керівнику

Інспекції ФНП Росії N __

по м. Москві

Іванову І.І.

від Товариства з обмеженою

відповідальністю "Роги та копита",

ІПН 7755134420, КПП 775501001,

173000, м. Москва, вул. Тимірязєвська, б. 56

Вих. N 01/2010 від 22.05.2010

N 562/30-А від 21.05.2010

повідомлення

про те, що запитані податковим органом документи були подані раніше

Серед документів, що були запрошені податковим органом, пойменовані:

- акти виконаних робіт за 2008-2009 роки

- облікова політика за 2008-2009 роки

- статут організації

Повідомляємо Вам, що копії запитаних податковим органом документів у кількості 2500 аркушів були представлені раніше у відповіді на вимогу N 520/20-А від 11.01.2010 року (перелік переданих раніше документів наведено у додатку до цього листа).

З п.5 ст.93 НК РФ вимога податкового органу про повторне подання документів, раніше поданих податковому органу у межах камеральних і виїзних податкових перевірок неправомірно.

Додаток:

1. Відповідь на вимогу податкового органу N 520/20-А від 11.01.2010 року із додатком опису переданих податковому органу копій документів на 50 арк. в 1 екз.

Генеральний директор ТОВ "Роги та копита" Сидоров С.С.

Питання 5. Чи можуть податкові органи запитати документи, які не належать до податок, що перевіряється, при камеральній перевірці

У рамках камеральної податкової перевірки, що проводиться податковим органом, можуть бути запитані лише документи, що належать до поданої податкової декларації. Це випливає з п.1 ст.88 НК РФ.

Оштрафувати по п.1 ст.126 НК РФ за неподання документів, які безпосередньо не належать до предмета перевірки податковий орган немає права. Такої позиції дотримується ВАС РФ у Постанові від 08.04.2008 р. N 15333/07. Аналогічна позиція міститься у рішеннях федеральних арбітражних судів.

Як приклад також можна навести:

Постанова ФАС Московського округу від 24.07.2009 N КА-А40/6844-09

Постанова ФАС Московського округу від 17.07.2009 N КА-А41/6489-09

Постанова ФАС Поволзького округу від 09.06.2009 N А55-13349/2008.

Як превентивний захід щодо запиту податківцями документів, що не належать до перевірки, можна написати на ім'я керівника інспекції інформаційний лист. Якщо ж податківці таки оштрафують платника податків, цей лист можна буде використовувати як додатковий аргумент під час розгляду справи в арбітражному суді.

Керівнику

Інспекції ФНП Росії N __

по м. Москві

Іванову І.І.

від Товариства з обмеженою

відповідальністю "Роги та копита",

ІПН 7755134420, КПП 775501001,

173000, м. Москва, вул. Тимірязєвська, б. 56

Вих. N 01/2010 від 22.05.2010

N 562/30-А від 21.05.2010

повідомлення

про те, що запитані податковим органом документи не належать до декларації, що перевіряється в рамках камеральної перевірки.

У вимогі податкового органу зазначено, що документи витребуються у рамках камеральної перевірки поданої податкової декларації з податку на прибуток організацій за 2009 рік.

Водночас у Вимозі про подання документів наведено книги покупок та книги продажів за 2008 та 2009 роки. Ці документи ніяк не пов'язані з камеральною перевіркою поданої декларації з податку на прибуток, крім цього книга покупок та книга продажів за 2008 рік належать до іншого податкового періоду.

В силу всього вищесказаного вважаємо вимогу щодо представлення книг покупок і книг продажів за 2008-2009 роки неправомірною.

Додаток:

1) Постанова ВАС РФ від 08.04.2008 N 15333/07).

2) Постанова ФАС Московського округу від 24.07.2009 N КА-А40/6844-09

3) Постанова ФАС Московського округу від 17.07.2009 N КА-А41/6489-09

4) Постанова ФАС Поволзького округу від 09.06.2009 N А55-13349/2008.

Генеральний директор ТОВ "Роги та копита" Сидоров С.С.

Питання 6. Чи можуть податкові органи запитати документи, що не належать до податку, що перевіряється, при виїзній перевірці

Щодо виїзної податкової перевірки, Податковий кодекс не містить конкретного переліку документів, які можуть бути витребовані податківцями. У кодексі сказано лише, що можуть бути потрібні необхідні для перевірки документи (абз. 2 п. 12 ст. 89, п. 1 ст. 93 НК РФ).

Фактично, таке формулювання Податкового кодексу дає податківцям право вимагати у платника податків будь-які документи.

Обмеження в даному випадку одне - документи повинні бути необхідні для перевірки (абз.2 п.12 ст.89, п.1 ст.93 НК РФ), тобто відноситися до тих податків і зборів, які наведені у рішенні про проведення виїзної податкової перевірки (п.2 ст.89 НК РФ).

У будь-якому випадку визначатимуть необхідність документів фахівці податкового органу, а ніяк не платник податків, адже найчастіше один документ може використовуватися для обчислення різних податків.

Питання 7. Чи потрібне нотаріальне засвідчення документів

У нотаріальному засвідченні документів перед відправкою до податкового органу чи поданням податковим інспекторам потреби немає. Адже п.2 ст.93 НК РФ чітко зазначено, що « не допускається вимога нотаріального посвідчення копій документів, які у податковий орган (посадовій особі), якщо інше передбачено законодавством РФ».

Копії документів мають бути належним чином засвідчені. Засвідчення проводиться підписом керівника організації чи іншої уповноваженої особи, і навіть печаткою організації, якщо інше передбачено законодавством РФ (п.2 ст.93 НК РФ). Уповноважити іншу особу на засвідчення копій документів керівник організації може бути довіреністю, яка складена відповідно до вимог ст. ст. 185 - 189 ЦК України (абз. 1 п. 3 ст. 29 НК РФ).

Запитання 8. Як краще оформити документи перед відправкою до податкових органів

Будь-яких вимог про оформлення документів перед відправкою до податкового органу, крім їх засвідчення керівником організації (іншим уповноваженим виходячи з довіреності особою) Податковий кодекс РФ містить.

Враховуючи той факт, що кількість запитаних податковим органом документів на практиці зазвичай становить сотні та тисячі копій завіряти кожен документ дуже трудомісткий процес, який просто не має сенсу.

Тому рекомендуємо прошивати однотипні документи в кількості 100-200 штук разом з описом документів. Усі підшиті в стопку документи нумеруються. На перших аркушах вказується реєстр документів, що передаються до податкового органу. На останньому аркуші стопки документів необхідно скріпити нитки, що зшивають стопку, листком паперу, на якому поставити підпис особи, яка має право засвідчувати дані документи та печатку організації.

Також на останньому аркуші вказується кількість копій, що містяться в стосі.

Запитання 9. Чи можуть податкові органи вимагати документи в електронному вигляді

На практиці, крім засвідчених копій документів, податківці можуть попросити вас представити також їх відскановані копії на магнітному носії або електронною поштою.

Така вимога є неправомірною, оскільки із змісту п. 2 ст. 93 НК РФ та форми вимоги про подання документів явно випливає, що документи можуть бути витребовані лише у вигляді засвідчених відповідним чином копій. Тому, якщо ви вважаєте неможливим представити електронні копії, ви маєте повне право обмежитися поданням завірених копій документів, що витребуються.

Питання 10. Коли краще надсилати документи до інспекції

Документи, запитані податковим органом у вимогі, мають бути подані протягом строку встановленого Податковим кодексом (10 чи 5 робочих днів).

Точну дату подання документів, у межах законодавчо встановленого терміну, встановлює сам платник податків. Однак, приймаючи таке рішення, слід пам'ятати про те, що чим швидше податковий орган отримає від платника податків документи, то швидше у нього виникнуть додаткові питання до платника податків.

У результаті платник податків, проявивши ініціативу і представивши документи одночасно, може отримати нову вимогу подання документів.

Виходячи з практики, платники податків надають документи в останній день встановленого Податковим кодексом строку.

Питання 11. Чи можуть податкові органи вимагати документи в момент призупинення виїзної податкової перевірки

Ні, не можуть.

На період дії терміну призупинення проведення виїзної податкової перевірки припиняються дії податкового органу щодо витребування документів у платника податків, якому у цьому випадку повертаються всі оригінали, витребовані під час проведення перевірки, за винятком документів, отриманих під час проведення виїмки, а також зупиняються дії податкового органу. (У приміщенні) платника податків, пов'язані із зазначеною перевіркою (п.9 ст.89 НК РФ).

Нам із податкової прийшла вимога надати документи щодо контрагенту, згідно зі ст. 93 ПК п.1 протягом 5 робочих днів. питання; Якщо 01.09.2015 прийшла вимога в електронному вигляді, то маємо 6 робочих днів, щоб сповістити про отримання, тобто. до 09.09.2015, та 5 робочих днів, щоб надати відомості, тобто. до 16.09.2015?

Відповідно до статті 93.1 Податкового кодексу організація надає документи податковим органам протягом 5 днів з дати отримання вимоги. Датою отримання вимоги, отриманої за ТКС, буде вважатися дата, зазначена в квитанції про прийом. Таким чином, дійсно, максимально можливий термін для надання документів спливає у вказану дату.

При цьому звертаємо Вашу увагу, що організації, які не зобов'язані подавати звітність з ТКС, можуть не реагувати на вимогу, спрямовану в електронному вигляді.

Олега Хорошого,начальника відділу оподаткування прибутку організацій департаменту податкової та митно-тарифної політики Мінфіну Росії

Як подати документи на вимогу перевіряючих під час камеральної податкової перевірки

Інспекція може направити вимогу в електронному вигляді телекомунікаційними каналами зв'язку. У цьому випадку визначення 10-денного терміну, відведеного на підготовку та подання документів, має деякі особливості.

Пропуск шестиденного терміну, встановленого для надсилання квитанції, може спричинити серйозні наслідки. Протягом 10 робочих днів по тому, як шестиденний термін закінчиться, якщо квитанція нічого очікувати відправлено, інспекція вправі заблокувати банківський рахунок організації (подп. 2 п. 3 ст. 76 НК РФ).

Організації, які зобов'язані подавати податкову звітність по ТКС, можуть не реагувати на надходження вимог до електронного формату. Не отримавши від організації електронної квитанції про прийом вимоги, інспекція направить вимогу на паперовому носії. Це випливає з положень пунктів і Порядку, затвердженого наказом ФНП Росії від 17 лютого 2011 р. № ММВ-7-2/168. У цьому випадку 10-денний термін, відведений на подання документів, слід відраховувати з наступного дня після надходження паперової вимоги. При цьому якщо інспекція відправила паперову вимогу поштою, датою її надходження до організації вважається шостий день з моменту відправлення рекомендованого листа (п. 4 ст. 31 НК РФ).

Приклад визначення граничного терміну подання документів на вимогу інспекції у межах камеральної перевірки. Організація застосовує спеціальний податковий режим і зобов'язана подавати податкову звітність в електронному вигляді

9 лютого 2015 року організація подала до інспекції уточнену декларацію з транспортного податку. 17 лютого організація отримала з податкової інспекції паперову вимогу щодо подання документів для проведення камеральної перевірки уточненої декларації. Період, протягом якого організація має подати документи, – 10 робочих днів, з 18 лютого до 4 березня 2015 року включно.

Приклад визначення граничного терміну для подання документів на вимогу інспекції у межах камеральної податкової перевірки. Організація є найбільшим платником податків та зобов'язана подавати податкову звітність в електронному вигляді

9 лютого 2015 року організація подала до інспекції уточнену декларацію з транспортного податку. 17 лютого організація отримала з інспекції електронну вимогу про подання документів для проведення камеральної перевірки щодо уточненої декларації та надіслала до інспекції електронну квитанцію про прийом. Період, протягом якого організація має подати документи, – 10 робочих днів, з 18 лютого до 4 березня 2015 року включно.

НАК ФНС РОСІЇ ВІД 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@

Наказ

Про затвердження Порядку направлення вимоги про подання документів (інформації) та порядку подання документів (інформації) на вимогу податкового органу в електронному вигляді по телекомунікаційним каналам зв'язку

12. Вимога про подання документів вважається прийнятим платником податків, якщо до податкового органу надійшла квитанція про прийом, підписана ЕЦП платника податків. Потрібний документ вважається прийнятим податковим органом, якщо платнику податків надійшла квитанція про прийом, підписана ЕЦП посадової особи податкового органу.

13. При отриманні податковим органом квитанції про прийом Вимоги про подання документів датою його отримання платником податків в електронному вигляді по телекомунікаційним каналам зв'язку вважається дата, зазначена у квитанції про прийом. При отриманні платником податків квитанції про прийняття Витребуваного документа датою його отримання податковим органом в електронному вигляді по телекомунікаційним каналам зв'язку вважається дата, зазначена у квитанції про прийом.

Завантажте форми

Інспекція вправі витребувати необхідні перевірки документи (пп. 1 п. 1 ст. 31, п. п. 6, 7, 9 ст. 88, абз. 2 п. 12 ст. 89, п. 1 ст. 93 НК РФ) . Платник податків має ці документи подати (пп. 6 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Порядок витребування документів податковим органом

Щоб витребувати документи, податкові інспектори, які проводять перевірку, повинні вам вручити . У вимогі має бути зазначено, які документи і на підставі якої статті НК РФ витребуються, в який термін і в якій формі їх треба подати.

При камеральній перевірці податкової декларації додаткові документи можуть бути витребовані лише у таких ситуаціях:

якщо у декларації - можуть бути запитані документи, що підтверджують декларація про пільги (п. 6 ст. 88 НК РФ);
подано декларацію з водного податку - можуть бути запитані документи, що є підставою для обчислення податку (п. 9 ст. 88 НК РФ);
виявлено помилки або виявлено, що відомості, що містяться в декларації, суперечать відомостям із поданих вами документів, відомості, що містяться у декларації, не відповідають відомостям із документів, які є в інспекції, - можуть бути запитані пояснення (п. п. 3, 4 ст. 88 НК РФ).

Примітка. За загальним правилом податкові органи немає права у вас документи, які раніше вже представляли в інспекцію під час проведення щодо вас податкової перевірки (п. 5 ст. 93 НК РФ).
Винятків із цього правила два. Так, податкові інспектори зможуть знову вимагати у вас документів у таких випадках:

якщо ви представляли ці документи лише у вигляді оригіналів, які потім вам повернули;
податковий орган втратив подані вами документи через обставини непереборної сили.

Ви не зобов'язані подавати документи до податкової інспекції:

після закінчення трьох місяців з дня подання декларації (п. 2 ст. 88 НК РФ);
що не належать до декларації, що перевіряється (Постанова Президії ВАС РФ від 08.04.2008 N 15333/07);
якщо закон не зобов'язує вас їх складати чи мати (аналітичні довідки, пояснення причин збитків тощо);
якщо вимога подання документів було неналежно вручено, тобто. вручено особі, яка не уповноважена на те довіреністю (абз. 2 п. 1 ст. 93 НК РФ);
якщо з вимоги неясно, які документи слід подати.

Порядок подання документів на вимогу податкового органу

Документи, які потрібно представити на паперовому носії у вигляді копій або в електронному вигляді через особистий кабінет платника податків (п. 2 ст. 93 НК РФ; п. 24 Порядку, утв. Наказом ФНП Росії від 30.06.2015 N ММВ-7-17 / 260 @).

Копії документів на паперовому носії можна передати особисто (інспектору або в канцелярію) або надіслати поштою рекомендованим листом.

Подання документів на паперовому носії проводиться у вигляді завірених копією, що перевіряється особою (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Примітка. Для підтвердження того, що всі документи подано до податкового органу в повному обсязі та у встановлений термін, підготуйте акт приймання-передачі або супровідний лист, в якому перерахуйте всі документи, що подаються, та їх реквізити.
Якщо ви надсилаєте документи поштою, то бажано робити це цінним листом з описом вкладення та повідомленням про вручення. Опис та повідомлення будуть доказом того, що інспекція отримала потрібні документи.

Документ, підписаний посиленим некваліфікованим електронним підписом, визнається електронним документом, рівнозначним підписаному власноручним підписом платника податків документу на паперовому носії (абз. 1, 3 п. 2 ст. 11.2 НК РФ).

Для обміну документами з податковою інспекцією через особистий кабінет вам необхідно надіслати до інспекції повідомлення про використання особистого кабінету. Після отримання повідомлення і до надходження від вас повідомлення про відмову від використання особистого кабінету інспекція немає права надсилати вам документи іншими способами (абз. 2, 4 п. 2 ст. 11.2 НК РФ).

Зверніть увагу! Податковий орган (посадові особи) немає права вимагати нотаріального посвідчення представлених копій документів, якщо інше передбачено законодавством РФ.
У разі потреби податковий орган має право ознайомитися з оригіналами ваших документів, у тому числі з тими, копії яких ви передали (абз. 5 п. 2 ст. 93, абз. 3 п. 12 ст. 89 НК РФ).

У зв'язку з особливою специфікою громадянина як суб'єкта податкових правовідносин, а також з наявністю прав інших осіб, які проживають у житлових приміщеннях з фізичною особою, що перевіряється, інспектори не можуть проводити вилучення документів і предметів, що перебувають у житлових приміщеннях перевіряється, навіть якщо вона не представила запитані податковим органом документи у встановлений термін. У той самий час незалежно від наявності згоди фізичної особи, що перевіряється, вони можуть проводити виїмку документів і предметів, що знаходяться в нежитлових приміщеннях (ст. 25 Конституції РФ).

Термін подання документів на вимогу податкового органу

Ви повинні подати документи, що витребуються під час проведення перевірки (камеральної, виїзної), протягом 10 робочих днів (ст. 6.1, п. 3 ст. 93 НК РФ).

приклад. Обчислення строку на подання документів
29.05.2015 ви отримали вимогу про подання документів для камеральної перевірки поданої вами декларації з ПДФО.
Останнім днем терміну для подання документів буде 15.06.2015 (з 30.05.2015 по 31.05.2015, з 06.06.2015 по 07.06.2015 та з 13.06.2015 по 14.06.2015)

Якщо ви не можете вкластися у відведений термін, то не пізніше ніж наступного дня з дня отримання вимоги направте до податкового органу повідомлення, в якому вкажіть (п. 3 ст. 93 НК РФ):

причини, через які не можете подати документи у зазначений у вимогі термін (наприклад, велика кількість документів, що вимагаються, виготовлення копій яких потребує багато часу);
термін, у який ви зобов'язуєтесь подати документи.

Про те, чи надано вам відстрочка, ви дізнаєтеся з рішення податкового органу, яке має бути прийняте протягом двох робочих днів з дня отримання повідомлення (п. 3 ст. 93 НК РФ).

У будь-якому випадку починайте готувати запитані документи одразу після отримання вимоги. Адже, навіть якщо термін вам не продовжать, що більше витребуваних документів ви подасте вчасно, то нижче буде штраф, який стягується за кожен не поданий у строк документ (п. 4 ст. 93, п. 1 ст. 126 НК РФ).

Подання документів на вимогу податкової інспекції відбувається за певними НК РФ правилами, й у сучасних умовах при цьому існує кілька способів. Розкажемо про це у нашому матеріалі.

Способи подання документів

Якщо за камеральної перевірці зажадали різні документи, то податкову інспекцію їх можна надати такими способами (подп. 1 п. 2 ст. 93 НК РФ):

паперові засвідчені ксерокопії передаються особисто платником податків або через представника до податкової інспекції або рекомендованим листом поштою (підп. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ);
в електронній формі за спеціальним форматом та відповідно до порядку, затвердженого наказом ФНП Росії від 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@;
в електронній формі через особистий кабінет платника податків;
у вигляді скан-образів ТКС або через особистий кабінет платника податків.

Платник податків сам має право обрати, яким способом передавати йому документи за запитами та вимогами податківців (лист ФНП Росії від 25.11.2014 № ЕД-4-2/24315).

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Платники податків, зобов'язані подавати звітність тільки в електронному вигляді, не мають права надсилати повідомлення про неможливість подання запитів ФНП документів поштою.

Які можливості надають електронні особисті кабінети, дізнайтеся з матеріалів:

«Порядок заповнення декларації 3-ПДФО в особистому кабінеті» ;
«Система Платон – особистий кабінет користувача (нюанси)» .

Подання документів в електронній формі

Як отримати електронний підпис, дізнайтеся з публікації .

Завдяки такій можливості ви:

уникаєте технічних помилок завдяки використанню електронних форматів;
заощаджуйте свої ресурси (не потрібно роздруковувати документи та приходити в інспекцію або на пошту для їх передачі (надсилання));
гарантовано отримуєте підтвердження доставки документів.

На підготовку та подання документів у вас є:

5 робочих днів, якщо податківці чекають від вас документи (інформацію) про конкретну угоду або контрагента, щодо якого проводиться перевірка;
10 робочих днів, якщо документи потрібні в рамках камеральної або виїзної перевірки щодо вашої компанії.

Відлік термінів провадиться з дня отримання вимоги про подання документів.

Скан-образи паперових документів: на що орієнтуватися при їх поданні

При наданні податківцям скан-образів документів, складених на паперовому носії, орієнтуйтесь:

на абз. 4 п. 2 ст. 93 НК РФ, що дозволяє представляти паперові документи в електронній формі у вигляді електронних образів документів (складених на папері документів, перетворених на електронну форму шляхом сканування зі збереженням їх реквізитів);
наказ ФНП Росії від 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@, яким затверджено універсальний формат опису для передачі до податкової сканованих копій документів, що дозволяє надсилати податківцям скани будь-яких паперів;
лист ФНП від 09.02.2016 № ЕД-4-2/1984@, в якому зазначено можливість подання до ІФНС будь-яких документів в електронному вигляді з використанням будь-якого програмного забезпечення, якщо вони складені за встановленими ФНП форматами.

Вирішуючи питання про те, в якій формі подати податківцям документи, що витребуються, не забувайте, що окремі документи податківці приймають виключно в електронній формі. Докладніше про це дізнайтесь по засланні .

Як підписати ксерокопії документів

Якщо документи подаються у паперовому вигляді, слід дотримуватися низки правил.

Ксерокопії документів необхідно завірити у керівника чи іншої уповноваженої особи. Можна також скріпити їх печаткою, якщо вона є в організації. Але це необов'язково. Податківці дозволяють не завіряти копії печаткою, що подаються, навіть якщо компанія або ІП не відмовилася від друку у своїй діяльності (лист ФНП Росії від 05.08.2015 № БС-4-17/13706@).

Уповноважена особа діє виходячи з довіреності, виданої керівником. Довіреність має бути складена відповідно до вимог законодавства (ст. 185-189 ГК РФ та підп. 1 п. 3 ст. 29 НК РФ).

Підпис на ксерокопії проставляється відповідно до порядку оформлення, визначеного у п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 (постанова Держстандарту Росії від 03.03.2003 № 65-ст). Цей стандарт вказує, у порядку повинні стояти написи. Це виглядає таким чином:

Посада завіряючого Особистий підпис Ініціали, прізвище

Необхідно враховувати, що встановлений порядок має рекомендаційний характер, тому вважається необов'язковим (підп. 4 п. 1 ГОСТ Р 6.30-2003). Таким чином, написи можуть знаходитись у будь-якому місці документа.

Наприклад:

Копія вірна.

Генеральний директор ТОВ "Оріон" ----------- Смирнов А. П.

Нотаріально засвідчувати копії документів не потрібно (п. 2 ст. 93 НК РФ). Але може виникнути ситуація, коли без нотаріуса не обійтись. Дізнайтеся про це з наступного розділу.

Чи потрібно ІП завіряти довіреність у нотаріуса

Якщо документи підприємця надання у податкову інспекцію засвідчуються уповноваженою особою, то необхідна довіреність, засвідчена у нотаріуса (подп. 4 п. 2 ст. 11, подп. 2 п. 3 ст. 29 НК РФ).

Такої ж думки дотримуються:

судові органи (див. рішення Пленуму ВАС РФ від 30.07.2013 № 57).
чиновники Мінфіну (листи від 24.03.2014 № 03-02-08/12763, від 01.08.2013 № 03-02-08/30900, від 15.11.2012 № 03-02-08/99, від 07.00 02-08/66);
податківці (листи ФНП Росії від 22.08.2014 № СА-4-7/16692, від 16.10.2013 № ОД-4-3/18527@).

Як оформити копії документів

Якщо законодавством не передбачено копію документів, завірену нотаріусом, то податкові інспектори не мають права вимагати завірених копій (підп. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ, додатково лист Мінфіну Росії від 07.12.2009 № 03-04-05-01/886 ).

Тому податковим інспекторам надаються копії документів, засвідчені керівником.

Багатосторінкова копія документа обов'язково прошивається і ставиться єдиний напис на прошивці. Листи нумеруються, і загальна кількість проставляється на засвідчувальному написі. Прошивати листи необхідно з такою умовою, щоб згодом не було розшиття пачки, і був вільний доступ для копіювання будь-якого листа. Усі дати, підписи мають бути добре помітні на копії документа (листи Мінфіну Росії від 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142, ФНП Росії від 13.09.2012 № АС-4-2/15309@ (п. 21)).

Якщо документів декілька, то копії засвідчуються окремо і на кожній ставиться засвідчувальний напис. Про це повідомляє фінансове відомство у своїх листах від 11.05.2012 № 03-02-07/1-122, від 24.10.2011 № 03-02-07/1-374, від 30.11.2010 № 03-02-07/1 -549<1>, а також податкове відомство у листі від 02.10.2012 № АС-4-2/16459. Таку ж позицію дотримуються і судові органи (постанова ФАС Московського округу від 05.11.2009 № КА-А41/11390-09).

<1>Зазначені листи відносяться до зустрічних перевірок. Оскільки умови подання документів на вимогу податкових органів однакові, можуть застосовуватися і до камеральним перевіркам (п. 2 ст. 93, подп. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Для копії документів не слід використовувати використані аркуші. На звороті ставляться дані про виконавця документа - прізвище, ініціали та номер телефону (лист від 01.02.2010 № 03-02-07/1-35).

Вимога відсканованого варіанта документа неправомірна

Дії податкових інспекторів вважаються неправомірними, якщо окрім засвідченої копії документів, запитується відсканований варіант документа на дисках або в електронному вигляді.

У податковому законодавстві не передбачено подання відсканованого варіанта документа на дисках або в електронному вигляді, якщо раніше було представлено паперову копію (ст. 93 НК РФ).

Які штрафи очікують на компанію, якщо вона не представить документи щодо зустрічної перевірки, див. «Який штраф за ненадання документів щодо зустрічної перевірки?» .

У які терміни необхідно встигнути підготувати та передати податківцям документи, дізнайтесь .

Підсумки

Якщо податківці запросили документи, можете подати їх на папері або в електронному вигляді. Паперові копії потрібно завірити підписом керівника та певним чином пошити, а принести до податкової можна особисто (або через представника) або надіслати рекомендованим листом поштою.